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Softwareberatung |
Ziel der Auswahl, Einführung und Optimierung betrieblicher Software ist die
optimale Erfüllung der unternehmensspezifischen Anforderungen. Die
Einführung moderner integrierter Systeme eröffnet vielen Unternehmen
aber auch gleichzeitig eine strategische Chance zur langfristigen
Verbesserung von Organisations- und IT-Strukturen. Wir beraten Sie bei
der Auswahl und begleiten Sie bei der Einführung
und Optimierung der Systeme.
Moderne Systeme stellen ein entscheidendes Wettbewerbsmerkmal dar. Nur
so können die aktuellen Anforderungen des Marktes nach flexibler
Berücksichtigung von Kundenwünschen, Termintreue und Produktqualität
erfüllt werden. Die Adaptierung bzw. die Neueinführung betrieblicher
Software stellt gerade für mittelständische Unternehmen oft ein
schwieriges Unterfangen dar. Einerseits ist die Fülle an Software kaum
noch zu überblicken, andererseits sind mit der Entscheidung zugunsten
eines bestimmten Produktes hohe Investitions- und Folgekosten verbunden.
Darüber hinaus muss sich das System unter Berücksichtigung der
strategischen Gesamtplanung in die bestehende Landschaft einfügen.
Inhalte
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Ziel- und Projektdefinition |
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Erfassung und Bewertung des IST-Zustandes |
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Erfassung der betrieblichen Anforderungen |
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Definition des Zielsystems, Pflichtenheft |
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Vergabe der Kriterien (muss, soll, kann) |
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Grobauswahl anhand definierter Kriterien und Vorgaben |
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Begleitung von Präsentationen der Anbieter |
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Begleitung und Bewertung von Prototyping Workshops |
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Projektcoaching |
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Unterstützung bei Vertragsverhandlungen, Vertragsgestaltung |
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Bewertung des fertigen Zielsystems |
Systemauswahl
Ziel der von uns begleiteten Auswahlprozesse ist neben Coaching und
Projektsicherung die Identifikation des Anbieters / der Anbieterin
bzw. der Softwarelösung, welche die aktuellen und zukünftigen
Anforderungen und Ziele bestmöglich erfüllen. Mit einem klar
strukturierten Vorgehen wird die größtmögliche
Entscheidungssicherheit im Auswahlprozess erreicht und das
Investitionsrisiko unserer Kunden minimiert.
Zur Absicherung der strategischen Investitionsentscheidung in ein
geeignetes Softwaresystem spielt der Auswahlprozess eine
entscheidende Rolle. Die Regelmäßige Abstimmung zwischen der
Projektgruppe des Kunden und unserem Projektteam gewährleistet
dabei die Vollständigkeit und Richtigkeit der zu ermittelnden
unternehmensinternen und -externen Informationen.
Zunächst werden die vorhandenen Organisations-, Informations- und
Kommunikationsstrukturen im Rahmen einer IST-Analyse erfasst. Danach
wird ein SOLL-Konzept entwickelt, welches als Anforderungsprofil die
Basis für das Pflichtenheft des auszuwählenden Systems darstellt. Im
Anschluss daran erfolgt eine Grobauswahl und abschließend die
konkrete Empfehlung zur Auswahl des bestgeeigneten Produktes. Diese
Empfehlung bietet die Basis für die zu treffende
Investitionsentscheidung.
Im Rahmen der Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter / der Anbieterin
unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Ausarbeitung von
Verbesserungsvorschlägen am Vertragswerk. Wir helfen Ihnen Situationen
zu vermeiden, die entstehen können, wenn AnbieterInnen versuchen durch
vielfältige Versprechungen die kritischen Bedenken von AnwenderInnen
auszuräumen. Neben den festzulegenden Konditionen (Lizenzen,
Honorare, Gebühren etc.) bildet die Funktionalität der Software
(Standardfunktionalitäten, Anpassungen, Schnittstellen) einen
Schwerpunkt.
Systemeinführung
Nach der Auswahl eines Systems und der Vertragsgestaltung mit dem
Softwareanbieter / der Softwareanbieterin beginnt die wichtige Phase
der Einführung des neuen Systems. An dieser Stelle zeigt sich, wie
systematisch der Auswahlprozess durchgeführt und welche
Vereinbarungen in das Vertragswerk aufgenommen wurden.
Am Beginn steht der Projektplan, in dem der Einführungsprozess mit den
verschiedenen Phasen und Meilensteinen spezifiziert ist. Sowohl seitens
des Anbieters / der Anbieterin als auch seitens des Unternehmens werden
die verantwortlichen ProjektleiterInnen und ProjektmitarbeiterInnen
benannt und sind auch mit den notwendigen Kompetenzen auszustatten.
Als Basis für die Umsetzung dient das Anforderungsprofil bzw. Pflichtenheft,
welches das Ergebnis des Auswahlprozesses darstellt und als verbindlicher
Vertragsbestandteil aufgenommen wurde. Weitere als verbindlicher
Vertragsbestandteil oder als Prozessleitfaden aufgenommene Soll-Geschäftsprozesse
runden diese Basis ab. Ebenso sind die bereits bei der Bestellung
definierten Modalitäten entsprechend zu berücksichtigen.
Systemoptimierung
Nach der Einführung oder der langjährigen Nutzung eines
Software-Systems kehrt bei vielen Unternehmen Ernüchterung ein. Die
mit der Neugestaltung der IT-Systeme verbundenen Ziele und
Vorstellungen sind nicht erfüllt worden und die Akzeptanz der
Software bei den MitarbeiterInnen ist oft mangelhaft.
Häufig ist der Informationsgehalt der Software-Systeme nicht oder nicht mehr
ausreichend, Der Aufwand für die Stammdatenpflege ist erheblich
gestiegen und steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, die Komplexität
der Systeme ist zu hoch, die wesentlichen funktionalen Möglichkeiten
werden nicht ausreichend genutzt, den AnwenderInnen sind
die Auswirkungen der übergreifenden und bereichsbezogenen Abläufe
nicht geläufig. Die optimierten Prozesse sind in der eingeführten
Software oft unzureichend umgesetzt.
Um diese Probleme zu beseitigen bzw. zu verringern, müssen in einem
ersten Schritt die Defizite beim Einsatz der Software-Lösung
identifiziert werden. An diesem Punkt bieten sich einem Unternehmen
zwei Alternativen:
Überarbeitung und Optimierung der bestehenden Anwendung oder die
Ablösung des aktuell eingesetzten Software-Systems.
Aufgrund des hohen Aufwandes bei der Ablösung und Neueinführung
einer integrierten Softwarelösung wird man nur in Ausnahmefällen die
zweite Alternative auswählen und eher aus der Kenntnis der Schwächen
einer bestehenden Anwendung neue Ziele und Verbesserungsprozesse
ableiten.
