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ERP Projekte

Struktur und Ablauf

Ziel der Auswahl, Einführung und Optimierung betrieblicher Software ist die optimale Erfüllung der unternehmensspezifischen Anforderungen. Die Einführung moderner integrierter Systeme eröffnet vielen Unternehmen aber auch gleichzeitig eine strategische Chance zur langfristigen Verbesserung von Organisations- und IT-Strukturen. Wir beraten Sie bei der Auswahl und begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung der Systeme.

Moderne Systeme stellen ein entscheidendes Wettbewerbsmerkmal dar. Nur so können die aktuellen Anforderungen des Marktes nach flexibler Berücksichtigung von Kundenwünschen, Termintreue und Produktqualität erfüllt werden. Die Adaptierung bzw. die Neueinführung betrieblicher Software stellt gerade für mittelständische Unternehmen oft ein schwieriges Unterfangen dar. Einerseits ist die Fülle an Software kaum noch zu überblicken, andererseits sind mit der Entscheidung zugunsten eines bestimmten Produktes hohe Investitions- und Folgekosten verbunden. Darüber hinaus muss sich das System unter Berücksichtigung der strategischen Gesamtplanung in die bestehende Landschaft einfügen.


ERP Projekte


Entscheidung über vorgelagerte Projekte (vgl. Stammdaten und Prozesse)
Ziel- und Projektdefinition im Rahmen eines Strategie-Workshops
Erfassung des IST-Zustandes (Prozesse, Systeme, Daten, Organisation)
Erfassung der betrieblichen Anforderungen, Grobkonzeption SOLL-Zustand
Definition des Zielsystems, Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
Vergabe der Kriterien (muss, soll, kann) im Anforderungskatalog
Grobauswahl anhand definierter Kriterien und Vorgaben (Long List)
GAP-Profil und Auswahl der zu betrachtenden Anbieter (Short List)
Vorbereitung und Begleitung der Anbieter-Präsentationen
Bewertung der Anbieter und Auswahl des Software-Systems
Unterstützung bei Vertragsverhandlungen, Vertragsgestaltung
Projektleitung oder -begleitung bei der Systemimplementierung
Bewertung des fertigen Zielsystems und Projektabschluss

Stammdaten

Oftmals bietet sich an, vor Durchführung eines Softwareauswahlprojekts ein vorgelagertes Projekt zum Thema Stammdatenmanagement abzuwickeln (Ein solches Projekt kann auch unabhängig von einer Systemauswahl erfolgen). Dabei wird zu Beginn die IST-Situation im Rahmen von Fokusinterviews (einzeln) und Workshops (Gruppe/Abteilung) mit den beteiligten Personen ermittelt. Dies betrifft den Umgang mit Stammdaten (Vorgehensweisen, Stammdatenprozesse), die vorliegende Struktur (zentral, dezentral), sowie die Daten selbst (Vollständigkeit, Richtigkeit, Qualität etc.).

Auf Basis der IST-Analyse erfolgt die begleitende Erfassung der Schwachstellen. Im Zuge von abteilungsübergreifend zu besetzenden Workshops wird gemeinsam die SOLL-Konzeption betrieben und die Schwachstellenanalyse weiter ergänzt, sowie durchzuführende Massnahmen für deren Behebung definiert. Die Maßnahmen werden in Arbeitspakete gegliedert und in einem Umsetzungsplan dargestellt (Inhalte, Ressourcen, Zeitplan).

Geschäftsprozesse

Zunehmender Wettbewerbsdruck in globalen Märkten führt dazu, dass immer mehr Unternehmen die eigene Konkurrenzfähigkeit und deren langfristige Sicherung überdenken müssen. Kundenorientierung ist gefragt. Es gilt, schnell auf sich ändernde Marktgegebenheiten zu reagieren. Kunden stellen deutliche Forderungen hinsichtlich fest zugesagter Liefertermine, niedriger Kosten und optimaler Qualität von Produkten und Dienstleistungen.

Häufig sind die Geschäftsprozesse (GP) jedoch nicht transparent und können nur oberflächlich beurteilt und verbessert werden. Darüber hinaus sind die Zuständigkeiten für die betrieblichen Leistungserstellungen nicht immer klar geregelt. Die Möglichkeiten der Informationstechnologie werden nicht optimal ausgeschöpft. Insellösungen, Mehrfachbearbeitungen und Medienbrüche bei Daten und Dokumenten sind im betrieblichen Alltag an der Tagesordnung.

Gleich wie bei Stammdaten können solche Projekte auch unabhängig von Neueinführungen abgewickelt werden, falls das bestehende System zwar auch weiterhin eine gute Basis bietet, optimale Prozesse aber nicht mehr zur implementierten Lösung passen (eventuell auch nie optimal gepasst haben) und entsprechende Anpassungen erforderlich sind.

Systemauswahl

Ziel der von uns begleiteten Auswahlprozesse ist neben Coaching und Projektsicherung die Identifikation des Anbieters / der Anbieterin bzw. der Softwarelösung, welche die aktuellen und zukünftigen Anforderungen und Ziele bestmöglich erfüllen. Mit einem klar strukturierten Vorgehen wird die größtmögliche Entscheidungssicherheit im Auswahlprozess erreicht und das Investitionsrisiko unserer Kunden minimiert.

Zur Absicherung der strategischen Investitionsentscheidung in ein geeignetes Softwaresystem spielt der Auswahlprozess eine entscheidende Rolle. Die Regelmäßige Abstimmung zwischen der Projektgruppe des Kunden und unserem Projektteam gewährleistet dabei die Vollständigkeit und Richtigkeit der zu ermittelnden unternehmensinternen und -externen Informationen.

Zunächst werden die vorhandenen Organisations-, Informations- und Kommunikationsstrukturen im Rahmen einer IST-Analyse erfasst. Danach wird ein SOLL-Konzept entwickelt, welches als Anforderungsprofil die Basis für das Pflichtenheft des auszuwählenden Systems darstellt. Im Anschluss daran erfolgt eine Grobauswahl und abschließend die konkrete Empfehlung zur Auswahl des bestgeeigneten Produktes. Diese Empfehlung bietet die Basis für die zu treffende Investitionsentscheidung.

Im Rahmen der Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Ausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen am Vertragswerk. Wir helfen Ihnen Situationen zu vermeiden, die entstehen können, wenn AnbieterInnen versuchen durch vielfältige Versprechungen die kritischen Bedenken von AnwenderInnen auszuräumen. Neben den festzulegenden Konditionen (Lizenzen, Honorare, Gebühren etc.) bildet die Funktionalität der Software (Standardfunktionalitäten, Anpassungen, Schnittstellen) einen Schwerpunkt.

Systemimplementierung

Nach der Auswahl eines Systems und der Vertragsgestaltung mit dem Softwareanbieter / der Softwareanbieterin beginnt die wichtige Phase der Einführung des neuen Systems. An dieser Stelle zeigt sich, wie systematisch der Auswahlprozess durchgeführt und welche Vereinbarungen in das Vertragswerk aufgenommen wurden.

Am Beginn steht der Projektplan, in dem der Einführungsprozess mit den verschiedenen Phasen und Meilensteinen spezifiziert ist. Sowohl seitens des Anbieters / der Anbieterin als auch seitens des Unternehmens werden die verantwortlichen ProjektleiterInnen und ProjektmitarbeiterInnen benannt und sind auch mit den notwendigen Kompetenzen auszustatten.

Als Basis für die Umsetzung dient das Anforderungsprofil bzw. Pflichtenheft, welches das Ergebnis des Auswahlprozesses darstellt und als verbindlicher Vertragsbestandteil aufgenommen wurde. Weitere als verbindlicher Vertragsbestandteil oder als Prozessleitfaden aufgenommene Soll-Geschäftsprozesse runden diese Basis ab. Ebenso sind die bereits bei der Bestellung definierten Modalitäten entsprechend zu berücksichtigen.

Systemoptimierung

Nach der Einführung oder der langjährigen Nutzung eines Software-Systems kehrt bei vielen Unternehmen Ernüchterung ein. Die mit der Neugestaltung der IT-Systeme verbundenen Ziele und Vorstellungen sind nicht erfüllt worden und die Akzeptanz der Software bei den MitarbeiterInnen ist oft mangelhaft.

Häufig ist der Informationsgehalt der Software-Systeme nicht oder nicht mehr ausreichend, Der Aufwand für die Stammdatenpflege ist erheblich gestiegen und steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, die Komplexität der Systeme ist zu hoch, die wesentlichen funktionalen Möglichkeiten werden nicht ausreichend genutzt, den AnwenderInnen sind die Auswirkungen der übergreifenden und bereichsbezogenen Abläufe nicht geläufig. Die optimierten Prozesse sind in der eingeführten Software oft unzureichend umgesetzt.

Um diese Probleme zu beseitigen bzw. zu verringern, müssen in einem ersten Schritt die Defizite beim Einsatz der Software-Lösung identifiziert werden. An diesem Punkt bieten sich einem Unternehmen zwei Alternativen: Überarbeitung und Optimierung der bestehenden Anwendung oder die Ablösung des aktuell eingesetzten Software-Systems.

Aufgrund des hohen Aufwandes bei der Ablösung und Neueinführung einer integrierten Softwarelösung wird man nur in Ausnahmefällen die zweite Alternative auswählen und eher aus der Kenntnis der Schwächen einer bestehenden Anwendung neue Ziele und Verbesserungsprozesse ableiten.